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Genial und digital: 4 Tricks für einen zügigen Einlass

Aktualisiert: 18. Dez 2019

Nichts sorgt schon beim Ankommen so sehr für schlechte Laune wie lange Menschenschlangen, die vor dem Eingang warten. Fröstelnd in der Kälte zu stehen, kann man seinen Gästen heutzutage getrost sparen – dank digitaler Einlasssysteme, wie auch Connfair eines entwickelt hat. Wir verraten vier Tricks, wie Sie Ihren Besuchern damit ein Lächeln auf die Lippen zaubern.

Bild: Confair

1. Plakate mit QR-Codes zur Ticketing-Seite aufhängen

Um die Besucher möglichst schnell durch den Einlass zu lotsen, sollten Abendkasse und Einlasskontrolle getrennt voneinander sein. So können die Besucher, die ihre Tickets im Vorverkauf erstanden haben, zügig an der Kassenschlange vorbeilaufen. Im Idealfall hat man die Gäste per Social Media motiviert, ihre Tickets bereits im Vorverkauf zu erstehen. Für alle anderen Gäste lohnt es sich, Plakate mit einem scanbaren QR-Code aufzuhängen. Dieser führt direkt zur Ticketing-Seite und hilft, die Tickets fix auf dem Smartphone zu kaufen, statt unnötig Zeit in der Kassenschlange zu verschwenden.


2. Den Einlass der Technik überlassen – und sich aufs Begrüßen konzentrieren

Wenig Personal zur Verfügung? Kein Problem. Mit dem mobilen Drehkreuz regeln die Besucher den Einlass alleine. Im Drehkreuz ist ein Smartphone mit installierter Einlass-App eingebaut. Der Clou: Die Besucher scannen ihr Ticket damit einfach selbst. Ist das Ticket gültig, springt das Drehkreuz um und gewährt Einlass. Der Veranstalter kann sich währenddessen auf das wirklich Wichtige konzentrieren und die Gäste persönlich begrüßen.


3. Die Gäste mit dem Lieblingsgetränk überraschen

Vor allem bei exklusiven Veranstaltungen begrüßen Sie Ihre Gäste besonders intelligent, indem Sie im Admin-Tool digitale Teilnehmerlisten anlegen: Eine für die VIPs, eine für die Aussteller, eine für Referenten. Besondere Infos, wie zum Beispiel das Lieblingsgetränk, können Sie im Voraus über den Registrierungsprozess auf der Ticketing-Seite abfragen. Die digitalen Teilnehmerlisten lassen sich mithilfe der Suchfunktion schnell durchstöbern. Wenn dann ein VIP die Veranstaltung betritt, haben Sie direkt das richtige Getränk und die richtigen Worte parat.


4. Das Badge nicht unterschätzen

Unnötig Zeit kostet es beim Einlass auch, Badges zu verteilen. Intelligenter erhalten die Besucher ihre Badges mit der simplen Connfair-Lösung: Die Badges sind auf dem Ticket mit aufgedruckt. Wer den Einlass möglichst zügig gestalten will, bittet die Gäste im Vorhinein, die Tickets ausgedruckt mitzubringen. Für diejenigen, die das Ausdrucken zuhause vergessen haben, steht vor Ort ein Drucker bereit. Geheimtipp zum Schluss: Notieren Sie auf dem Badge hilfreiche Informationen. Welchen Eingang soll ich nutzen? Welche Taschen und Flaschen darf ich mitbringen? Je besser die Besucher informiert sind, desto zügiger und reibungsloser geht der Einlass voran.

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