BlogCheckliste: So gelingt die Planung einer Tagung

Checkliste: So gelingt die Planung einer Tagung

Sie organisieren zum ersten Mal eine Tagung/ ein Symposium oder ein Kongress und verzweifeln dabei? Mit unserer Checkliste behalten Sie den Überblick und die Ruhe. 

Die Planung einer Tagung kann in 6 Schritte unterteilt werden. Im folgendem erfahren Sie, wie ein möglicher Weg ist, damit die Planung Ihrer Tagung gelingt.

1. Allgemein

Allgemeine Checkliste für Planung einer Tagung

 

Sie können hier alle allgemeine Fragen beantworten, welche sich mit dem Ablauf der Tagung befassen. Die Antworten der einzelnen Fragen führen zu einem Überblick, wer die Tagung plant und wie sie gestaltet werden soll. Sie können natürlich weitere Fragen hinzufügen und die Liste individuell gestalten. 

 

2. Location

Checkliste Location Tagung

 

Kommen wir jetzt zu den gezielten Themenbereichen. Es ist äußerst vom Vorteil die Bereiche zu unterteilen, damit es einen perfekt durchgeplanten Ablauf gibt und nichts wichtiges vergessen wird.

Unsere Checkliste dient für ein Beispiel, laden Sie sich gerne die Checkliste als PDF herunter und nutzen Sie unsere Vorlage. 

Warum ist die Location wichtig?

 

Die Location sollte für alle Teilnehmer leicht erreichbar sein. Am besten sollten genügend Parkplätze vor Ort sein und eine gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln. Wenn die Tagung über mehrere Tage geht, wäre es vom Vorteil, wenn der Tagungsraum in einem Tagungshotel ist oder rund herum genügend Hotels sind. Der Tagungsraum sollte außerdem groß genug sein, damit alle Besucher ausreichend Platz haben. Ein großer Pausenraum ist wichtig, damit die Besucher einen Platz haben, um sich auszutauschen und auch um den Kopf in den Pausen frei zu bekommen. 

3. Referent 

 

Gute Referentenwahl bei der Tagung

Ein guter Referent ist extrem wichtig, damit die Tagung spannend und informativ gestaltet werden kann. Wichtig ist, dass die Besucher der Tagung vom Referenten mitgerissen werden und es Spaß macht zu zuhören. Der Referent sollte eine Fachperson von dem bestimmten Fachgebiet sein, damit dieser genügend Fachwissen vermitteln kann. 

4. Einladung

Einladung versenden Checkliste für Tagung

Ein sehr wichtiger Punkt ist natürlich auch die Einladung. Es muss geklärt werden, wie die Einladung an wen, von wem versendet wird. Außerdem müssen alle wichtigen Details in der Einladung stehen, daher ist es wichtig, sich vorher viel Zeit mit der Verfassung zu nehmen.

Sie sollten Ihren Teilnehmern einen Termin mitteilen, bis zu welchem sie ab- oder zusagen müssen, das erleichtert vor allem Ihnen die Arbeit in der Planung und so haben sie an einem bestimmten Tag alle Zu- und Absagen.

Um alle Teilnehmer im Überblick zu haben, ist es vom Vorteil eine Teilnehmerliste zu erstellen. Mit einem agilen Teilnehmermanagement können Sie Ihre Teilnehmer schnell über wichtige Informationen und Änderungen informieren. 

5. Ausstattung und Technik

Ausstattung und Technik für eine erfolgreiche Planung

Im vorhinein sollte alles rund um Technik und Ausstattung geprüft werden. Zu erst sollte geprüft werden, welche Ausstattung benötigt wird und welche noch besorgt werden muss. Das sollte früh genüg passieren, damit es keine Probleme am Veranstaltungstag gibt. Kurz vor der Tagung sollten Sie prüfen, ob alle technischen Mittel einwandfrei funktionieren.

6. Verpflegung

Verpflegung für die Tagung - Checkliste

Wenn die Tagung über mehrere Stunden geht, sollten Sie sich Gedanken über eine Verpflegung für Ihre Teilnehmer machen. Vor allem wenn Sie Pausen einplanen, wäre es wichtig Snacks anzubieten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, kümmern Sie sich frühzeitig drum, wo sie bestellen, damit es nicht zu einer Stresssituation am Tagungstag kommt. 

Snacks und Getränke während der Pausen, geben den Teilnehmern ein gutes Gefühl und die Atmosphäre gestaltet sich angenehmer.

 

Wenn Sie alle oben genannten Punkte beachten, wird Ihnen eine erfolgreiche Tagung bevorstehen. 

Connfair wünscht Ihnen bei der Umsetzung viel Spaß!

 

Topics:

News, Allgemein

Published on Aug 30, 2019

Written by Connfair

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